Ça y est, vous êtes passés d'une société fermée à une société ouverte. La première année, l'une de vos tâches sera de planifier la première ‒ et la plus cruciale ‒ assemblée annuelle à titre de nouvelle société ouverte. Il s'agit d'un événement important qui vous donne l'occasion de rencontrer vos investisseurs, et de parler des stratégies et des valeurs de la société, de son rendement à ce jour et de vos objectifs à court et à long terme.
Une assemblée réussie exige une planification, une préparation et une coordination considérables. Il est important de choisir le bon format, celui qui correspond le mieux à votre société et à vos actionnaires au moment de franchir cette étape importante.
Assemblées virtuelles
Par la force des choses, les assemblées virtuelles, où toutes les parties assistent en ligne seulement, sont devenues extrêmement populaires depuis quelques années à cause de la pandémie.
Les assemblées virtuelles peuvent maximiser l'engagement et la transparence car elles permettent aux actionnaires de suivre le déroulement de votre assemblée annuelle à distance, au moyen de n'importe quel appareil numérique et de voter en ligne sans aucun risque. Les actionnaires ont plein accès aux documents, aux vidéos, aux questions, aux commentaires et aux bulletins de vote. Au moment où la génération Y prend de l'ampleur pour former la plus grande part de la population en âge de travailler et que le télétravail devient plus courant, les assemblées virtuelles offrent une solution numérique qui s'adapte aux exigences changeantes des clients.
Assemblées en personne
À l'entrée en scène des assemblées virtuelles en 2020, les assemblées annuelles en personne ont cessé. Avant la pandémie, la plupart des assemblées se déroulaient en personne et bien des gens espèrent pouvoir de nouveau être physiquement présents à ces assemblées.
Les assemblées en personne permettent aux participants de s'entretenir directement avec les autres, ce qui contribue à établir un climat de confiance et une meilleure communication. Cela dit, les coûts (comme la location d'une salle, les déplacements et les transports, ainsi que les documents imprimés) sont certainement un facteur important à considérer pour ce type d'assemblée, sans oublier la durabilité et l'environnement.
Assemblées hybrides
Les assemblées hybrides permettent aux participants d'y assister en ligne ou en personne. Ceux qui préfèrent y assister virtuellement, que ce soit par soucis de commodité et de rapport coût-efficacité ou d'inquiétudes en matière de déplacements, peuvent le faire. Et ceux qui préfèrent la tenue en personne, où ils peuvent s'entretenir avec d'autres investisseurs, des membres du conseil et des administrateurs sur un plan plus personnel que ce que le format en ligne offre, ont cette option. Bien que les assemblées hybrides nécessitent une logistique plus importante, elles sont devenues populaires afin de répondre aux besoins et aux préférences d'un plus large éventail de participants.
Le format d'assemblée que vous choisissez déterminera de nombreuses tâches ultérieures, comme l'élaboration des communications initiales et des suivantes. Il est donc important de déterminer dès le début quel format d'assemblée donnera le meilleur résultat. Votre agent de transfert peut vous fournir du soutien et des conseils durant ce processus; assurez-vous donc de vous appuyer sur lui comme ressource. Computershare offre des services complets de tenue d'assemblées pour vous aider à l'organisation, la communication, le déroulement de votre assemblée annuelle et le dépouillement des votes.
Pour de plus amples renseignements sur nos services ou si vous avez des questions sur le processus des assemblées annuelles, contactez-nous dès aujourd'hui.