Lorsque vos dates importantes ont été établies, vous devez communiquer aux commissions des valeurs mobilières, aux bourses et aux dépositaires du Canada la date de clôture des registres, la date de l’assemblée et le type d’assemblée au moyen d’un dépôt auprès de SEDAR.
Computershare préparera votre avis de la date de l’assemblée et de la date de clôture des registres et le distribuera aux autorités appropriées.
Pour vous assurer de vous conformer à l’exigence réglementaire, veuillez fournir ces renseignements à votre directeur des Relations avec la clientèle quatre semaines avant votre date de clôture des registres.
Exigences réglementaires [Article 2.2 du Règlement 54-101] :
Au moins 25 jours avant la date de clôture des registres, aviser tous les dépositaires, l'autorité en valeurs mobilières et les bourses de ce qui suit :
- le nom de l'émetteur assujetti
- la date fixée pour l'assemblée
- la date de clôture des registres relative à l'avis
- la date de clôture des registres relative au vote, s'il y a lieu
- la date de détermination de la propriété véritable
- les catégories ou séries de titres donnant au porteur le droit de recevoir l'avis de convocation à l'assemblée
- les catégories ou séries de titres donnant au porteur le droit de voter à l'assemblée
- s'il s'agit d'une assemblée extraordinaire
- si l’émetteur assujetti envoie les documents reliés aux procurations aux porteurs inscrits ou aux propriétaires véritables en suivant les procédures de notification et d’accès et, en cas de recours à l’assemblage, les types de porteurs inscrits ou de propriétaires véritables qui recevront un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations ou d’autres documents reliés aux procurations
- si l’émetteur assujetti envoie les documents reliés aux procurations directement aux propriétaires véritables non opposés
- si l’émetteur assujetti a l’intention de payer un premier intermédiaire pour envoyer les documents reliés aux procurations aux propriétaires véritables opposés