10 tips til en vellykket generalforsamling
Der er mange forhold, man som børsnoteret selskab skal tage hensyn til, når den årlige generalforsamling planlægges. Vi har samlet nogle af de vigtigste elementer, som vi håber, du kan bruge som inspiration. Forberedelsen af en god og velplanlagt generalforsamling er tidskrævende, men hvis det gøres grundigt, kan dit selskab sikre et godt udbytte af generalforsamlingen og ikke mindst understøtte både aktivt ejerskab og aktionærdialog.
1. Planlægning - start i god tid
Begynd forberedelserne til generalforsamlingen i god tid og overhold alle lovgivningsmæssige rammer og frister. Alle centrale aktører (både interne og eksterne) bør inddrages, og en generalprøve er en god måde at reducere risikoen for overraskelser. Tag også stilling til, hvor digital generalforsamlingen skal være (fuldstændig elektronisk, delvis elektronisk eller fysisk), brug af aktionærportal til tilmelding og afgivelse af fuldmagt, elektronisk afstemning og live streaming osv.
COVID-19 satte sit præg på afviklingen af generalforsamlinger, og den digitale version af generalforsamlingen afholdt som enten fuldstændig eller delvis elektronisk blev af mange selskaber valgt som det mest sikre valg. Vi er blevet vant til at mødes virtuelt med video i stedet for personligt, og generalforsamlingerne har også udviklet sig til at muliggøre virtuel deltagelse for udstedere og deres aktionærer på en meningsfuld, moderne og digital måde. Det giver også dig en ny mulighed for at gøre indtryk på dine investorer og tænke større i forbindelse med din strategi for aktionærengagement. Læs mere om vores løsning til afvikling af elektroniske generalforsamlinger.
2. Indkaldelsen
Indkaldelsen til generalforsamlingen skal indeholde information om bestilling af adgangskort, afgivelse af fuldmagt eller brevstemme. Hvis generalforsamlingen afholdes elektronisk (fuldstændig eller delvist), skal der endvidere være en beskrivelse af fremgangsmåden i forbindelse med elektronisk deltagelse i generalforsamlingen.
3. Aktivt ejerskab - digital infrastruktur er afgørende
Gennem de seneste år, har vi set en stærkt øget grad af institutionel aktivitet. Understøt det aktive ejerskab ved hjælp af elektronisk kommunikation og elektronisk deltagelse på generalforsamlingen, og invitér til aktiv og åben dialog med aktionærerne.
Anbefalingerne for aktivt ejerskab for institutionelle investorer er udarbejdet af Komitéen for god Selskabsledelse, og de skal bidrage til at skabe gennemsigtighed i forhold til, hvordan den enkelte investor vælger at udøve aktivt ejerskab samt fremme langsigtet værdiskabelse til investorerne.
4. Proxy advisors og voting guidelines
For selskaber med en stor udenlandsk ejerandel er proaktiv håndtering af fuldmagter og proxy votes meget vigtig. Undersøg hvem der stemmer, og hvem der benytter proxy solicitation services. Vi anbefaler, at man analyserer ejerbogen, holder sig opdateret på voting guidelines fra de forskellige proxy advisors og går i dialog med de største aktionærer.
5. Indsigt i aktionærbasen
Et tilbundsgående kendskab til aktionærbasen understøtter aktivt ejerskab, og giver dig fuldt overblik over aktionærerne, så du kan forberede dig bedst muligt til generalforsamlingen. Vores globale løsning Ownership Intelligence Solutions giver dig et fuldt overblik over aktionærstrukturen og en dybdegående analyse til identificering og lokalisering af aktionærerne - både de navnenoterede i ejerbogen og de unoterede beneficial owners i udenlandske nominee-depoter, der tidligere var umulige eller meget vanskelige at identificere. Dette betyder, at du altid har adgang til detaljerede oplysninger, der kan hjælpe dig med at træffe strategiske beslutninger. Samtidig får du værdifuld viden om de eksisterende investorer, der kan bruges til at tiltrække nye, potentielle investorer.
6. Elektronisk afstemning - effektiviserer processen
Benyt elektronisk afstemning til eventuelle afstemninger på generalforsamlingen for en smidig og effektiv afstemningsproces.
7. Åbenhed og transparens - efterspørges af aktionærerne
Offentliggørelse af generalforsamlingsprotokollen samt afstemningsresultat (fuldstændig redegørelse) på selskabets hjemmeside er med til at sikre transparens. Overvej at afholde generalforsamlingen delvist elektronisk (hybrid) med live webcast af hele generalforsamlingen og simultantolkning, så de udenlandske aktionærer også har let adgang til at deltage.
Selskabets bestyrelse og ledelse bør være til rådighed for dialog med aktionærer både før og efter generalforsamlingen.
8. Indsamling af e-mails - før, under og efter generalforsamlingen
Benyt generalforsamlingen til at øge e-mailprocenten – fx ved at oprette et hotspot til indsamling af de fremmødte aktionærers e-mailadresser. Vi anbefaler også, at man løbende sender velkomstbreve til nye aktionærer og opfordrer til at benytte aktionærportalen til at registrere deres e-mail. Se hvordan du kan indsamle aktionærernes e-mailadresser.
9. Evaluering af generalforsamlingen - kan bruges i IR-arbejdet
Få værdifuld feedback og indsigt, der kan optimere generalforsamlingen og forlænge dens levetid ved at evaluere generalforsamlingen - både internt og eksternt. Dette kan eksempelvis gøres nemt og enkelt via elektroniske spørgeskemaer til alle fremmødte aktionærer.
10. Praktiske rammer - løfter deltageroplevelsen
Afholdes generalforsamlingen fysisk, så sørg for at de praktiske rammer som fx lokaler, adgangsforhold, lyd, lys, registrering osv. er i orden. Vælg et centralt beliggende sted, der er nemt at komme til både med offentlig transport og bil. Husk tydelig skiltning, så du gør det let for aktionærerne at finde.
Hvis generalforsamlingen afholdes elektronisk, så skal der være en være en beskrivelse af, hvordan aktionæren deltager elektronisk i generalforsamlingen, stiller spørgsmål via Q&A samt deltager i en eventuel afstemning. Der skal være teknisk support tilgængelig for aktionærerne før og under generalforsamlingen.
Hos Computershare har vi mange års erfaring med planlægning og afvikling af generalforsamlinger, og du er altid velkommen til at kontakte os for rådgivning på tlf. 4546 0999 eller info@computershare.dk.
God fornøjelse med generalforsamlingen!