Kontrolpakken

Kontrolpakken: styrket kontrol på selskabs-og regnskabsområderne

- om opbevaring af selskabsretlige dokumenter i 5 år

I bemærkningerne til lovforslaget bagom kontrolpakken fremgår det, at lovforslaget deles i to lovforslag. Den ene del (A) omfatter, forslag til lov om ændring af årsregnskabsloven, selskabsloven, lov om visse erhvervsdrivende virksomheder, revisorloven og forskellige andre love (Kontrolpakken) omfattende titelnoten og §§ 1-3, § 4, nr. 1-15 og 17-19, og §§ 5, 6, 8. Den anden del (B) omfatter forslaget om gebyrfinansiering af hvidvasktilsyn, der omfatter revisorloven og lov om fast ejendom m.v.

Denne artikel behandler lovforslagets del A (kontrolpakken), og det primære fokus er fremhævede ændringer i selskabsloven. Kontrolpakken træder i kraft den 1. januar 2021.

Formålet med lovforslaget er at øge mulighederne for at slå ned på økonomisk svindel og fremme et ansvarligt erhvervsliv. For at fremme et ansvarligt erhvervsliv kræves det, at der sættes ind over for både selskabs- og regnskabssvindel. Gennem en styrket kontrol på selskabs- og regnskabsområderne muliggør lovforslaget en hurtigere og mere målrettet indsats mod økonomisk svindel. Ligeledes understøttes Skatteforvaltningens indsats mod skatteunddragelse. Det vil kunne bidrage til at reducere tab for staten i form af skatteunddragelse og tab for private kreditorer som långivere og investorer.

Opbevaring af selskabsdokumenter i 5 år

Et af de områder, der har særlig fokus i lovforslaget, er det nye tiltag iht. selskabsloven, hvor ,. Selskabsloven bliver blandt andet justeret i § 5, med et nyt nr. 30 (det gamle nr. 30 hedder nu 31 og så fremdeles), der definerer selskabsdokumenter. Hvorefter definitionen af selskabsdokumenter er følgende: De dokumenter og bilag, som et kapitalselskab er forpligtet til at lade udarbejde i henhold til denne lov eller regler fastsat i medfør heraf.

Blandt andet kan følgende oplistes som selskabsdokumenter:

• Stiftelsesdokument
• Vedtægter
• Ejerbog
• Dokumentation for ejerforhold
• Erklæringer udarbejdet af revisor om selskabets forhold
• Frivilligt udarbejdede dokumenter i forbindelse med en selskabsretlig beslutning.

Selskabslovens § 16 – 18 ophæves med opdaterede bestemmelser og de nye §§'er 17-19 har fået en ny overskrift, opbevaring af selskabsdokumenter.

Iht. §§ 17-19 skal dokumenterne opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, dokumenterne vedrører.

Opbevaringen af dokumenterne skal ske på en sådan måde, at der er mulighed for en selvstændig og entydig tilvejebringelse af de pågældende dokumenter. Ligeledes skal dokumenterne uden vanskeligheder gøres tilgængelige for de offentlige myndigheder.

Selskabsdokumenterne kan opbevares elektronisk (på en server eller i skyen) eller i papirform. Såfremt de opbevares i papirform, skal de opbevares her i landet. Ophører selskabet, skal den seneste direktion sørge for at selskabsdokumenterne fortsat opbevares i overensstemmelsen med selskabslovens bestemmelser. Når en ny direktion afløser en fratrædende direktion, skal medlemmerne af den fratrædende direktion videregive selskabsdokumenterne til den nye direktion.

Manglende eller mangelfuld opbevaring af selskabsdokumenterne kan straffes med bøde og tvangsopløsning af selskabet. Bøden kan udstedes til selskabet og eventuelt til de ansvarlige personer i selskabet, hvis de forsætligt eller groft uagtsomt har medvirket til en ikke-underordnet overtrædelse.

Efterlever et selskab ikke Erhvervsstyrelsens påbud om at berigtige ulovlige forhold, har Erhvervsstyrelsen beføjelse til at tvangsopløse selskabet.

Erhvervsstyrelsens nye beføjelser

Kontrolpakkens nye krav og regler giver Erhvervsstyrelsen mulighed for i vid udstrækning at udøve kontrolmyndighed, hvilket fremgår af Selskabslovens §§'er 23 a-i med følgende overskrifter:

• Kontrol: §§23 a-f
• Registreringskontrol § 23 g
• Efterfølgende kontrol § 23 h
• Offentliggørelse af kontrolsager § 23 i

De nye regler i del A, som både omfatter årsregnskabsloven, selskabsloven, lov om visse erhvervsdrivende virksomheder, revisorloven, lov om kapitalmarkeder og lov om Det Centrale Virksomhedsregisterbehandler selskabsloven, giver blandt andet Erhvervsstyrelsen beføjelse til:

• at trække allerede offentliggjorte årsrapporter tilbage, såfremt årsrapporten indeholder alvorlige fejl og mangler
• at få oplyst nettoomsætningen ved indberetning hos små og mellemstore virksomheder også selvom, de ikke oplyser nettoomsætningen i årsrapporten. Oplysningerne kan videregives til andre offentlige myndigheder men offentliggøres ikke
• at tvangsopløse selskaber, som ikke følger påbud om berigtigelse af ulovlige forhold eller undlader at imødekomme de af Erhvervsstyrelsen efterspurgte oplysninger
• at kræve oplysninger verificeret af en uafhængig tredjepart, for eksempel en revisor.
• at afvise at registrere eller afregistrere en registreret person, hvis der er tvivl om, hvorvidt personen faktisk udøver ledelsen
• at forlange nødvendige oplysninger udleveret med henblik på at vurdere, hvorvidt de registrerede personer faktisk udøver ledelsen
• at få verificeret identiteten af de registrerede personer
• at udøve 'udgående kontrol' ved at sikre at selskabets hjemstedsadresse i henhold til registreringen i CVR er den reelle adresse.

Øvrige nye regler

Lovforslaget gør det muligt fremover at gribe ind overfor bl.a. brug af:

• stråmænd
• falske identiteter
• fiktive adresser

Af bemærkningerne til lovforslaget fremgår det som noget nyt, at der indføres lovkrav om, at den registrerede ledelse også skal udøve den faktiske ledelse af virksomheden. Dertil indføres mulighed for kontrol med, at den registrerede ledelse reelt udfører de ledelsesfunktioner, der fremgår af lovens bestemmelser. Det vil gøre det muligt fremover at sætte bedre ind overfor brugen af stråmænd. Samtidig betyder lovforslaget, at kontrol med identiteten af den person, der anmelder et selskab til stiftelse, i fremtiden vil blive skærpet, så man kan sætte ind over for identitetsmisbrug, der f.eks. kan ske ved at anvende en anden persons digitale signatur eller NemID-oplysninger. Lovforslaget indfører bedre kontrol med identiteten af personer, herunder om nødvendigt ved fysisk fremmøde, så det i fremtiden bliver vanskeligere at anvende personer med udenlandsk identitet.

I forbindelse med kontant kapitalforhøjelse skal der indsendes dokumentation for indbetalingen.

Erhvervsstyrelsens rolle som kontrolmyndighed

Med kontrolpakken styrkes Erhvervsstyrelsen med effektive redskaber til at udøve kontrol med selskaber og regnskaber, og dermed muliggøres en målrettet indsats mod skatteunddragelse og svindel.

Dertil fremgår det af bemærkningerne, at for at undgå unødvendige byrder for lovlydige virksomheder foreslås det, at de fremtidige regler om Erhvervsstyrelsens kontrol på selskabs- og regnskabsområderne som hovedregel bygger på princippet om data- og risikobaseret kontrol. Der kan for eksempel være tale om at udvælge en gruppe af virksomheder til kontrol ud fra generelle risikoindikatorer.

Det foreslås dog, at der skal være to undtagelser fra hovedreglen om, at de fremtidige regler om Erhvervsstyrelsens kontrol skal bygge på risikobaseret kontrol. De er som følger:

• Systematisk digital forhåndskontrol ved indberetning af regnskaber eller digital registreringskontrol ved anmeldelse af selskaber. Denne kontrol omfatter alle, men er forbundet med meget få byrder for virksomhederne, og giver virksomhederne sikkerhed for, at de ikke kommer til at indberette eller anmelde åbenlyse fejl og mangler.
• Tilfældig stikprøvekontrol, som kan være nødvendig for at lave såkaldte nulpunkts undersøgelser, der giver et billede af, hvor mange overtrædelser der begås og på hvilke områder.

Hvis du har spørgsmål i forbindelse med kontrolpakken, er du velkommen til at kontakte os på tlf. +45 4546 0999 eller info@computershare.dk.